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¿Cuánto tiempo debes conservar la documentación contable y mercantil?. Video explicativo.

7 septiembre, 2017 | Publicado en Comercial-Estratégico , Noticias y Novedades

El plazo en el que debe conservar toda la documentación contable y fiscal de un ejercicio es de 6 años desde la fecha del último apunte contable (al ser este plazo mercantil más largo que el fiscal de 4 años).

De acuerdo con el Código de Comercio todos los libros y  justificantes de la empresa, deben conservarse, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los mismos.

A efectos fiscales los libros de contabilidad, libros registros, así como los soportes documentales(facturas, documentos bancarios, etc), incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal, deben conservarse, al menos, durante el periodo (actualmente de 4 años) en que la Administración tiene derecho a comprobar y liquidar deuda tributaria. Este plazo empieza a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando.

Así por ejemplo, una sociedad deberá conservar toda la documentación relativa al año 2013:

–   A efectos fiscales: hasta el 26 de julio de 2018
(4 años desde la presentación de la última declaración del año 2013 que fue la del Impuesto sobre Sociedades, presentada el 25 de julio de 2014).

–   A efectos mercantiles: hasta el 31 de diciembre de 2019
(6 años desde el último apunte contable en la contabilidad de 2013).

Ante esta regla general cabe mencionar 2 supuestos especiales y muy habituales:

1º.- Se declaran bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): todos los justificantes contables y documentales, así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa, deben conservarse durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.

2º.- Hay facturas de inmovilizado: estas facturas deben conservarse durante todos los ejercicios en los que genere gasto de amortización, más los 4 años de prescripción a contar desde el ejercicio en el que se termina de amortizar dicho elemento de inmovilizado.

RECORDAD: Guardar de manera separada las facturas de los elementos de inmovilizado que le generan gasto por amortización, y toda la documentación relativa a ejercicios en los que se ha declarado base imponible negativa en el IS (ya que en estos casos, el plazo de deber de conservación de la documentación puede exceder de los 6 años).

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